Manual do Iteano Festeiro

De wikITA

Tudo o que você queria saber, mas não tinha a quem perguntar, sobre como organizar festas para iteanos!

Tabela de conteúdo

Introdução

Dentre as características mais singulares do ITA, destaca-se o fato dos alunos morarem todos no mesmo campus, compartilhando das venturas e desventuras de ser iteano.

Os laços de amizade formados durante os tempos de H8 costumam permanecer por toda a vida, sendo reafirmados de tempos em tempos em festas comemorativas.

No entanto, não há um “repositório central” dos bizus sobre como organizar estas festas.

Cada turma tem que “se virar” para resolver os problemas mais básicos tais como selecionar um bom local ou estimar as despesas.

Criado a partir das experiências da turma 1990, o “Manual do Iteano Festeiro” tem a ambição de ser editado por representantes de todas as turmas do ITA, tornando-se a cada ano um documento mais útil e abrangente.

A versão “oficial” deste documento pode ser encontrada no link http://www.aeitaonline.com.br/wiki/index.php/Manual_do_Iteano_Festeiro.

Note que este documento descreve uma versão “ideal” dos procedimentos. Na prática, nem todas as atividades aqui previstas estão implementadas.

Conceitos Básicos

Turma

As turmas do ITA costumam ser identificadas pelo ano de formatura. Por exemplo, os engenheiros do ITA formados em 1990 são coletivamente conhecidos como “Turma de 1990” ou, mais informalmente, "Turma 90".

Algumas turmas têm apelidos especiais. No caso da turma 90, por exemplo, a turma é conhecido como “turma nojenta”. Seus membros são carinhosamente apelidados de “nojentos”.

São considerados “nojentos”:

  1. Nojentos natos: Todos os que passaram no vestibular do ITA realizado em 1985. Isto inclui até mesmo quem sequer tenha ido ao H8.
  2. Nojentos adotados: Todos os iteanos de outras turmas que, por trancamento, tenham estudado com os “nojentos natos”.

Para fins de realização de festas, não podem ser esquecidos os filhos, esposas, noivas e namoradas.

Neste manual, o conceito de “turma” é bem mais amplo do que o tradicionalmente usado no ITA.

Geralmente, os alunos que passaram no vestibular mas não foram ao H8, ou que lá estiveram por um período menor que 3 meses, não são convidados para as festas. Eles estão incluídos no conceito de turma apenas para fins estatísticos e porque são companheiros “de cursinho” de alguns dos nojentos que moraram no H8.

Festa

Os nojentos realizam vários tipos de festa, dentre os quais destacam-se:

  1. Pizzadas: É um encontro de nojentos realizado em uma pizzaria. Geralmente, o evento ganha o nome do nojento que “desencadeou” a pizzada. Por exemplo, se o Ronalda, que mora em São Paulo, vem a São José dos Campos, então marcamos uma Ronalpizza.
  2. Festas Quinquenais: São festas realizadas a cada 5 anos, comemorando aniversários de formatura. Duram de sexta a domingo, sendo realizadas em bons hotéis e com variada programação.
  3. Test Drive: É realizada nos anos em que não há festas quinquenais. Duram um fim-de-semana e têm por objetivo “testar” se o local é adequado para se realizar uma festa quinquenal. Têm programação simplificada e menor planejamento.


Banco de Dados

Todos os nojentos, suas esposas e filhos constam de um banco de dados armazenados na planilha ITA90.XLS. Atualmente, a planilha é distribuída num arquivo ITA90.ZIP, com senha, colocado num local pouco divulgado.

Futuramente, estes dados estarão em um Banco de Dados MySQL no site www.ita90.com.br.

Para mais informações sobre como criar e manter atualizados estes dados, consulte o Manual do Iteano Banqueiro.

Lista de Discussão

A Lista de Discussão é um site (ou email) no qual os iteanos cadastrados podem conversar virtualmente. Os emails enviados para a lista são automaticamente distribuídos para todos os seus membros.

No caso das listas hospedadas no yahoo groups, as mensagens ficam armazenadas de modo que podem ser consultadas e lidas muitos anos após terem sido enviadas.

Além de compartilhar emails, as listas também permitem a realização de enquetes, distribuição de fotos e vários outros recursos.

Praticamente todas as turmas a partir de 1962 têm um site de turma.

Locais para Festas

A lista abaixo revela apenas os locais mais populares dentre todos os que os iteanos já realizaram festas.

Para informações mais específicas sobre um determinado local, consulte o moderador da lista de discussão da turma. Em geral, o email do moderador pode ser intuído a partir do link da lista. Por exemplo, a lista da turma 90 é http://groups.yahoo.com/group/ita90 e o email do moderador é ita90-owner@yahoogroups.com.

Local URL Turmas
COCTA . T90 (10 anos)
CPOR http://www.cpor.aer.mil.br T65 (30 anos)
Flat Home Green Home http://www.homegreenhome.com.br T73-GE30
Guararema Parque Hotel http://www.guararemahotel.com.br T65 (40 anos)
Hotel Pousada Tabatinga http://www.hotelpousadatabatinga.com.br T65 (43 anos)
Hotel Village Atibaia http://www.eldoradoatibaia.com.br T73-GE15, T59
Hotel Mazzaropi http://www.hotelmazzaropi.com.br T73-GE20, T88 (15 anos)
Hotel Serraverde http://www.serraverde.com.br T59 (2 vezes)
Maresias Beach Hotel http://www.maresiashotel.com.br T79
Orotur Garden Hotel http://www.orotur.com.br T62 (2 vezes), T73-GE25, T77, T84, T90(15 anos), T91 (10 anos)
Portogalo Suíte Hotel http://www.portogalosuite.com.br T73-GE35

Organizando Festas

Uma festa é realizada em 3 etapas:

  1. Pré-Festa: É o período de planejamento da festa, onde são discutidos data, local, horário e programação. Pode durar 2 dias no casos de festas mais simples ou alguns anos no caso de festas mais complicadas.
  2. Festa: É o período em que a festa realmente ocorre. Pode durar algumas horas, no caso das Pizzadas ou um fim-de-semana inteiro, no caso das festas quinquenais.
  3. Pós-Festa: É o período de alguns dias após a festa na qual se faz a prestação de contas (com eventual rateio de custos), divulgação de fotos, comentários sobre o que saiu certo/errado etc.

Atividades Pré-Festa

Sugestões de atividades pré-festa:

Definir o Motivo

Defina um motivo claro e explícito. Não diga que a festa é apenas “para rever os amigos”.

Exemplos de motivos: aniversário de 10 anos da formatura, vinda do Tássio (que mora nos EUA) à Embraer, excursão para ver “O Fantasma da Ópera” em São Paulo etc.

Criar um Nome

É importante definir um nome que seja fácil de memorizar. Por exemplo, ao invés de dizer “vamos nos encontrar na Pizzaria Artesanal para festejar a vinda do Ronalda a São José dos Campos” é melhor dizer “O Ronalpizza vai ser na Artesanal”.

Nomes curtos e sugestivos dão idéia de coisa pensada e organizada, além de facilitar a divulgação.

Definir o Responsável

Geralmente, o responsável é quem propõe a festa.

Quando há mais de uma pessoa organizando, é importante definir uma delas como sendo “o responsável”. Isto evita definições contraditórias sobre assuntos importantes tais como o local e a hora da festa.

Definir o Público Alvo

Para definir o público alvo é importante responder a algumas perguntas:

  1. Quem deverá ir à festa? Apenas os que moram próximo ao local ou virá gente até do exterior? São todos da mesma turma ou de turmas diferentes?
  2. O evento contará com a presença de mulheres e filhos?
  3. Os professores serão convidados?
  4. É permitido levar quem não pertence à turma (amigos, parentes etc)?

As respostas a estas perguntas permitem definir o “tipo” de público.

O próximo passo é fazer uma estimativa do número de pessoas.

Definir Local, Data e Hora

Para definir local, data e hora, leve em conta os seguintes aspectos:

  1. Defina claramente local, data e hora. Não faça propostas vagas do tipo “que tal se a gente se encontrasse no próximo sábado?” Ao invés disso, proponha objetivamente “vou estar em Sampa no próximo sábado, estarei esperando vocês na pizzaria P que fica na Av. A, número N, perto do ponto de referência R, no dia D, hora H”. Assim, a realização do evento fica mais “real” na mente dos eventuais convidados.
  2. Ao fazer uma eleição para escolher um local, ofereça poucas opções.O organizador pode definir um único local ou apresentar algumas opções e fazer uma enquete. Não ofereça muitas opções, pois isto complica o processo de escolha. O ideal é colocar uma opção bem clara e deixar que os próprios convidados proponham alterações, caso necessário.
  3. Marque o evento com antecedência. Eventos curtos devem ser marcados com 1 semana de antecedência. Os eventos quinquenais devem ser marcados com pelo menos 1 ano de antecedência. É importante mandar emails “relembrando” os mais esquecidos. Em alguns casos, é interessante mandar mensagens por telefone ou correio.
  4. Escolha local de fácil acesso. Evite escolher local de difícil acesso, principalmente se alguns convidados não moram na cidade. É de bom tom informar algumas dicas básicas de como chegar no local e divulgar o seu celular para que os mais distraídos possam ligar caso se percam no caminho. Use o site http://maps.google.com ! Ao escolher a hora, leve em conta o tempo médio de deslocamento até o local. Por exemplo, se você marcar um evento em São Paulo numa sexta-feira véspera de feriado, poucos irão devido ao tempo que irão perder no trânsito.
  5. Ao definir data, principalmente nos eventos mais longos, evite as épocas de muita chuva e muito frio. Ao escolher o local, certifique-se de que é possível acomodar todos os convidados mesmo que haja chuva ou frio.
  6. Evite hotéis muito badalados. Locais muito cheios dispersam a turma. É melhor escolher um hotel menos badalado, onde o pessoal da turma pode ficar bostejando à vontade até altas horas. Não marque eventos longos em época de feriados. Além de serem mais caros, muitos convidados têm outros compromissos nesta época do ano.
  7. Festas quinquenais podem ser marcadas no thanksgiving, o que facilita a presença de quem mora nos EUA.

Fazer um Orçamento Preliminar

Em função do número de pessoas e do local escolhido, procure fazer um orçamento de quanto cada convidado irá gastar.

Numa pizzada, lembre-se de incluir valores para estacionamento, bebidas e gorjetas além das pizzas é claro...

Ao enviar o convite, informe a estimativa de custo. Isto evita surpresas desagradáveis por parte dos convidados.

Nas festas quinquenais há vários custos envolvidos:

  1. Estadia: há preços distintos para quartos single (no qual fica apenas uma pessoa) e double (para duas pessoas). O quarto double pode ser dividido por dois convidados, mas é bom definir isto com antecedência. Geralmente, crianças até 4 anos não pagam e crianças de 4 a 16 anos podem ficar no quarto dos pais pagando uma taxa menor. Normalmente, os hotéis só vendem as duas diárias para um fim-de-semana. Veja se é possível vender apenas uma diária para quem quiser ficar apenas de sábado para domingo.
  2. Alimentação: verifique se café-da-manhã, almoço, lanche e jantar estão incluídos na diária. Se forem pagos à parte, obtenha os custos. Às vezes, é possível transformar o almoço num churrasco à beira da piscina pagando um pequeno adicional. Se as refeições estiverem incluídas na diária, pergunte qual é o custo para os convidados que vierem à festa mas não se hospedarem no hotel. Geralmente as bebidas são pagas à parte.
  3. Comidas e bebidas especiais: verifique se o hotel se dispõe a servir bebidas trazidas pelos convidados. Se o hotel permitir, compre bons vinhos em casas especializadas. Peça para os convidado que venham do exterior comprarem vinhos no free-shopping ou que os tragam do país de origem. Caso esteja realizando um churrasco, compre carnes finas em São Paulo http://www.lazzarinicarnes.com.br e peça para algum convidado trazer de São Paulo até o local do evento.
  4. Transporte: procure saber o valor do transporte do aeroporto de Guarulhos até o local da festa. Há um ônibus da Pássaro Marrom que faz o trajeto GRU-SJK-GRU. Veja preços e horários em www.passaromarrom.com.br. É possível alugar um carro ou pegar um carro emprestado com alguém da turma e contratar um motorista para fazer o trajeto aeroporto-hotel-aeroporto. Neste caso, considere também os custos de alimentação e estadia do motorista (no hotel e em trânsito) além das despesas com gasolina e pedágios.
  5. Auditório: verifique se o uso do auditório já está incluído no preço. Alguns hotéis cobram taxas extras para sistema de som ou projetor de filmes DVD.
  6. Brindes: alguns convidados podem trazer brindes das empresas nas quais trabalham. Uma pequena lembrança do evento também deve ser feita. Dicas: imãs de geladeira com um calendário ou símbolo da turma, foto antiga da turma emoldurada etc. Considere que o número de brindes é maior que o de participantes pois é interessante distribuí-los até para quem não veio à festa. É uma forma de fazer “propaganda” para quem não veio.
  7. Fotógrafo: os hotéis costumam manter convênio com fotógrafos que tiram a “foto oficial do evento”. Acerte com o fotógrafo, antecipadamente, os preços das fotos impressas e em CD. Verifique se o fotógrafo pode imprimir as fotos digitais a partir das máquinas dos participantes das festas.
  8. Convidados: considere os custos com alimentação e hospedagem dos professores e outros convidados tais como músicos, fotógrafo, motorista etc.
  9. Caixinha: se o atendimento dos funcionários do hotel for excepcional, considere deixar uma contribuição em dinheiro para ser dividida entre eles.
  10. Imprevistos: considere uma margem de pelo menos 10% para cobrir eventuais imprevistos tais como alguém quebrar alguma coisa no hotel etc.

Para obter o custo “per capta”, os valores acima têm que ser calculados/estimados e depois divididos pelo número de participantes. Arredonde para cima o valor obtido.

Explique, na lista de discussão, como os valores foram calculados. Não precisa entrar em muitos detalhes, pois ninguém tem paciência de ler.

Enviar Convites

Para eventos curtos, o ideal é fazer o convite por email na lista de discussão da turma.

Lembre-se que nem todos estão cadastrados na lista de discussão. Além disso, muitos dos que estão na lista apagam os emails sem ler. Portanto, além de mandar o email para a lista, é interessante mandar emails personalizados, diretamente para alguns prováveis interessados.

Para mandar emails personalizados, use o “Assistente de Mala Direta” do Word for Windows. Com este recurso, é possível escrever um email “padrão” e enviá-lo a todos que têm email cadastrado no ITA90.XLS.

Também é interessante telefonar ou mandar mensagem para o celular.

Para eventos mais longos ou formais, é interessante mandar um convite impresso. Deste modo, mesmo aqueles que nem usam computador serão avisados. O convite impresso também dá uma idéia de “coisa bem organizada” e permite verificar se os endereços do banco de dados estão corretos.

Sugere-se que o convite impresso tenha uma foto da turma e que faça menção de telefone, email e site na Internet onde informações mais detalhadas possam ser obtidas.

Na Internet, o convite deve ter uma versão simples (com data, hora, local, preço e programação) e outra mais detalhada, que explique todos os aspectos importantes (como pagar, como chegar ao local etc).


Obter Confirmações

Peça que os convidados se manifestem informando se vão ou não vão ao evento.

Esta confirmação pode ser feita numa página no site da turma ou enviando email para uma determinada conta. Por exemplo: “se você vai ao evento mande um email para euvou@ita90.com.br”. Um mecanismo de filtro pode redirecionar as respostas VOU e NÃO VOU para determinadas pastas, facilitando a apuração do quorum.

Crie e mantenha atualizada duas listas: uma com os nomes dos que VÃO e outra com os nomes dos que NÃO VÃO.

Na lista dos que VÃO, inclua os nomes completos das mulheres e filhos. Na frente dos nomes dos filhos, coloque a idade dos mesmos, em anos, entre parênteses. A idade vai facilitar na programação de atividades para os filhos.

Divulgue, por email e semanalmente, a lista dos que VÃO/NÃO VÃO. Use como título uma contagem regressiva do tipo “Faltam N dias...”.

Antes da lista de nomes, coloque um resumo numérico de quantos confirmaram a presença separando-os em nojentos, mulheres e crianças.


Arrecadar Fundos

A arrecadação de fundos é feita na forma de depósitos nas contas bancárias do organizador.

Use o Banco de Dados para gerar uma lista de convidados onde a cada convidado corresponde um número.

Cada convidado deve pagar o valor da festa mais o identificador dividido por 100.

Por exemplo, o “João da Silva” é o número 45 na lista da turma. Supondo que o valor a pagar seja R$ 150,00. Então, o João da Silva deve depositar R$150,00 + 45/100 = R$ 150,45.

Deste modo, uma rápida consulta ao extrato permite identificar quem efetuou o pagamento e quando.

Ao fazer a numeração, não atribua números aos falecidos nem aos que não serão convidados.

Mantenha uma página na Internet com o nome, data e valor pago. Porém, remova esta página logo após a realização do evento. É interessante manter a página num link "mocado", divulgado apenas na lista de discussão, sem que haja um link a partir da página principal. Tudo isso é para evitar que a página apareça no Google onde poderá permanecer por décadas... Fica chato você divulgar que "fulano foi com fulana" à festa, principalmente se, depois de algum tempo, o fulano não estiver mais com a fulana...

Arrecade toda a grana necessária de uma única vez, somando valores necessários para estadia, transporte e alimentação.

Evite arrecadar valores no dia da festa! Se for inevitável, coloque alguém de confiança para receber os valores.

Efetuar Reservas

Eventos mais simples, como uma pizzada, não precisam de reserva.

No entanto, uma pizzada num local mais concorrido ou um evento quinquenal pode exigir reservas feitas com meses de antecedência.

As reservas em hotéis para um evento quinquenal geralmente seguem as seguintes regras:

  1. O hotel só permite fazer a reserva de 2 diárias. Não é possível vir só no sábado ou só no domingo.
  2. No ato da reserva, deve ser feito depósito de 50% do valor total das diárias.
  3. Reservas devem ser feitas com pelo menos 30 dias de antecedência. Depois do trigésimo dia, vai ficando cada vez mais difícil (e mais caro) fazer a reserva.
  4. O preço definido inicialmente pelo hotel é calculado com base num certo número de convidados. Por exemplo, a diária do hotel pode cair de R$ 300,00 para R$ 200,00 mediante a estimativa de que haverá 50 convidados. No entanto, se apenas 25 convidados confirmarem, o hotel poderá fazer o preço subir para R$ 250,00. Isto deve ficar claro desde o início da negociação com o hotel e com os convidados.
  5. Geralmente, os descontos são dados em função do número de apartamentos locados e não pelo número de participantes. Ou seja, 30 convidados em 30 apartamentos têm uma tarifa mais alta do que os mesmos 30 convidados alocados em apenas 15 apartamentos.

Procure fazer a reserva no hotel com pelo menos 6 meses de antecedência.

Os convidados devem pagar a reserva em até 30 dias antes da festa. O ideal é começar a cobrança 60 dias antes da festa.

Criar Brindes

É interessante reservar um momento da festa para distribuir e sortear brindes.

Estes brindes podem ser trazidos pelos próprios convidados que irão obtê-los nas empresas em que trabalham.

É recomendável fazer uma lembrança simples e barata tais como ímã de geladeira ou camiseta alusiva ao evento.

Um exemplo de ímã de geladeira pode ser visto em: http://ita90.multiply.com/

Se for fazer camiseta, é importante pedir que os convidados, no momento da confirmação, informem o tamanho e a quantidade desejada.

Providenciar Transporte

Consiga um carro alugado ou emprestado para trazer os convidados do aeroporto até o hotel.

Contrate um motorista para dirigir o carro. Este motorista será útil durante a festa, levando pessoas do hotel para a cidade ou fazendo compras de última hora.

Estime o custo incluindo aluguel do carro, combustível e pedágio. Além da remuneração do motorista inclua também sua alimentação e hospedagem. Alguns locais fornecem alimentação e hospedagem gratuitos para o motorista, desde que isso seja combinado com antecedência.

Rateie os custos com os interessados, arredondando os custos para cima.

Faça uma programação do itinerário do motorista, levando em conta o trajeto do aeroporto até o hotel. Entregue este itinerário, por escrito, ao motorista e reveja com ele o que deve ser feito.

Combine um ponto de encontro no aeroporto e divulgue-o aos interessados junto com o nome e o celular do motorista.

Pode ser interessante que alguns convidados venham de ônibus do aeroporto até São José dos Campos ou outra cidade próxima e para prosseguir no dia seguinte desta cidade até o local do evento. Há um ônibus da Pássaro Marrom que faz o trajeto GRU-SJK-GRU. Veja preços e horários em www.passaromarrom.com.br.

Estimule os convidados a conseguirem carona uns com os outros e a compartilhar o aluguel de um carro.

Providenciar Alimentação

Lembre-se que há pessoas que, por motivos de saúde ou religiosos, não podem comer certos tipos de alimento. Portanto, ao organizar um churrasco lembre-se dos vegetarianos...

Iteanos gostam de ficar até altas horas bostejando. Veja o que pode ser providenciado com o hotel para que seja fornecida comida e bebida em horários malucos.

Providenciar Atividades de Lazer

Não defina uma programação de lazer muito extensa, pois além de cansar os convidados, você irá dispersá-los.

Contratar monitores em quantidade suficiente e de acordo com a faixa etária das crianças convidadas.

Definir Exibição de Filmes

Não passe filmes do tipo formatura, show do bicho, show do chacal etc.

É melhor distribuir os filmes em formato DVD.

A projeção destes filmes tem os seguintes inconvenientes:

  1. Exibe imagens de ex-mulheres (ou ex-namoradas) que podem constranger os iteanos e/ou suas atuais mulheres.
  2. Emprega um tempo precioso, que poderia ser usado em bostejo com os amigos, para ficar passivamente assistindo algo que poderia ser melhor visto em casa.
  3. Os filmes são legais para os iteanos mas podem ser enfadonhos para mulheres e crianças.

Definir a Programação da Festa

Faça a programação com antecedência, discuta com os participantes e procure segui-la à risca.

Montar Show

Sua turma tem algum artista? Programe um show de música!

Atividades Durante a Festa

Transporte

Check In

Imprima alguns bizus para a festa e peça para que sejam entregues no momento do check-in.

Pode ser apenas uma folha com lembretes sobre horários das atividades, preços e formas de pagamento. Se possível, faça um bizuário com fotos e fatos sobre a turma.

Churrasco

Estabeleça previamente um sistema de controle para evitar que outros hóspedes do hotel se sirvam do churrasco organizado para a turma. Sugestão: usar uma comanda.

Show

Excursões

Se a cidade onde ocorrerá o evento tem algum lugar interessante, programe uma excursão. Em Campos do Jordão, por exemplo, não pode faltar uma visita à cervejaria Baden Baden. Programe a visita com antecedência.

Bostejo

Distribuição de Brindes

Coleta de Fotos

Marque com antecedência o local e a hora em que será tirada a "foto oficial do evento".

Peça para os participantes levarem fotos antigas. Leve um scanner para a festa e contrate alguém para digitalizar todo este material.

Check Out

Atividades Pós Festa

Rateio de Custos

Publicação de Fotos

Agradecimentos

Criação de CD’s e DVD’s

Envio de Fotos e DVD

Estudos de Caso

Festa 10 anos da Turma 90

http://ita90.multiply.com/photos/album/11/2000_10ANOS

Festa 15 anos da Turma 90

http://ita90.multiply.com/photos/album/1/2005_15ANOS

Conclusão

Ferramentas pessoais